Mehr als Archivierung – mit der digitalen Bauakte Aufträge neu orchestrieren!

Mehr Produktivität

Stellen Sie sich vor: Sie sind in der Lage, alle verwaltungsrelevanten Aufgaben sofort und „final" zu erledigen. Ohne Papiere, Aufschriebe, Handynotizen, Fotos, Quittungen oder Aktenvermerke sammeln, zuordnen und möglicherweise nachträglich digitalisieren bzw. erfassen zu müssen.

Mithilfe einer digitalen Bauakte können Sie jeden Vorgang sofort und vom Anfang bis zum Ende dort und dann erledigen, wo und wann er anfällt. Die digitale Bauakte (Checkliste zum Download) ist definitiv viel mehr als Ablage und Archivierung. Es geht um Nachweise über den Fortschritt von Kundenaufträgen, den Ein- und Ausgang von projektbezogenen Materialien, zu Mängelberichten und Schadensbehebung, Garantiefällen, Fotodokumentationen u. v. m.

Gefangen in der „alten“ Welt

Möglicherweise setzen Sie eine Handwerksbranchenlösung ein, deren Anbieter bemüht ist, diesem Anspruch gerecht zu werden. Oder stellt „Ihre“ Software ein in sich geschlossenes System dar, das nur über sogenannte Schnittstellen mit anderen für Sie relevanten Systemen Daten austauschen kann? Möglicherweise müssen Sie für dieses Leistungsmerkmal auch einen Extra-Obolus entrichten?

Die Freiheit liegt in der Cloud

Allein schon deshalb wäre ein Mehr an „digitaler Freiheit“ sinnvoll oder besser – erstrebenswert. Und genau darum kommt jetzt der sogenannte Multicloud-Ansatz ins Spiel. In einer Multicloud könnten Sie aus den spezifischen Lösungsangeboten unterschiedlicher Cloud-Anbieter ihre eigene maßgeschneiderte digitale Bauakte zusammenstellen.

Diesen Weg einzuschlagen wäre sicher ein Meilenstein für die digitale Entwicklung Ihres Unternehmens. Derzeit ergeben sich durch neue Anbieter und Lösungen in der Cloud bereits Chancen für schnelle und flexible digitale Arbeitssysteme.

Um diese digitalen Chancen nutzen zu können, sollten Sie die in Ihrem Unternehmen bestehenden Systeme auf Herz und Nieren prüfen. Sprechen Sie mit dem Anbieter Ihrer Lösung darüber, ob und wie Sie durch die Verbindung unterschiedlicher Bereiche, wie beispielsweise Projektmanagement, Zeiterfassung, Dokumentenmanagement und Kommunikationskanäle etc., Ihr Baustellenmanagement vollständig digitalisieren und per App steuern können. Wenn Sie so Ihren digitalen Ist-Zustand ermitteln, können Sie auch realistisch umsetzbare Ziele definieren und angehen!

Fazit:

Sie sollten Arbeitsprozesse vom Kundenkontakt über das Angebot von Dienstleistungen bis hin zur Auftragsabwicklung und -dokumentation in eine weitestgehend digitale Bauakte integrieren können. Es ist für Sie als Handwerksunternehmer in diesem Zusammenhang wichtig, Ihre IT-Partner frei zu wählen, Geschäftsfunktionen generell durchgehend digital abzubilden.

In unserem Download „Welche Anforderungen sollte eine digitale Bauakte in jedem Fall erfüllen?“ haben wir 20 zentrale Funktionen exemplarisch für Sie zusammengestellt, die Sie für sich bewerten sollten, bevor Sie überlegen, welche davon Sie in „Ihre“ digitale Bauakte integrieren möchten. Sie können diese Checkliste natürlich beliebig mit für Sie wichtigen Punkten erweitern und auch als Basis für das Gespräch mit den Anbietern entsprechender Lösungen einsetzen.

Mai 2019