Mobile Zeiterfassung - Handwerk: Ein Muss

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Orts- und zeitunabhängiges Arbeiten bringt Dynamik und Flexibilität in das Tagesgeschäft. Davon profitiert man allerdings nur, wenn die Möglichkeiten der Digitalisierung mithilfe internetbasierter Technologien, Cloud-Services und mobilem Zugriff auf Anwendungen bzw. Daten gezielt im Unternehmen genutzt werden. Mobile Zeiterfassung gehört unbedingt dazu.

Wenn Sie sich mit dem Thema mobile Zeiterfassung beschäftigen, sollten Sie folgende Frage klären: Welche konkreten Auswirkungen haben mobiles Arbeiten, die digitale, strukturierte Arbeitszeiterfassung und der einzelnen Tätigkeiten zum Beispiel auf die Produktivität und die Qualität der Prozesse in Ihrem Unternehmen?

Die Auswirkungen reichen von der Organisation, Beschleunigung und Optimierung der Arbeitsabläufe über die Automatisierung von „zeitfressenden“ Routineaufgaben bis hin zur Senkung bzw. Vermeidung von Kosten.

Mobile Zeiterfassung bietet Rechtssicherheit

In der „digitalen Ordnung“ der verknüpften Cloud-Services liegen Daten, Informationen und das daraus resultierende Wissen immer im Zugriff. Nachweise und Abrechnungen können zeitnah – auch direkt am Einsatzort, beim Kunden vor Ort oder auf der Baustelle – erfolgen.

Die Nachvollziehbarkeit und Vollständigkeit ist gewährleistet, da die Dateneingaben vordefiniert erfasst werden. So können Sie sicher(er) sein, dass die laufende Kostenauswertung aktueller Aufträge die wirklich genaue Überwachung der dafür kalkulierten Budgets ermöglicht.

Die erfassten Daten lassen sich entweder nach der Rückkehr vom Kunden ins Büro oder mithilfe einer mobilen Internetverbindung über die Zeiterfassungs-App auch automatisch vom Smartphone oder Tablet mit der Lohnbuchhaltung oder der Handwerkersoftware synchronisieren.

Je nach verwendeter Lösung sind mithilfe eines Abgleichs der GPS-Daten auch Plausibilitätsprüfungen hinsichtlich des Mitarbeiterstandorts zur Zeit der Datenerfassung möglich.

Mobile Zeiterfassung spart Zeit

Sie sollten darauf achten, dass Ihre Lösung zur mobilen Arbeitszeiterfassung die Daten einfach mit der von Ihnen genutzten und hoffentlich cloudbasierten Handwerkersoftware synchronisiert. Dann können die aus der App einfließenden Daten zum Beispiel automatisch der abzurechnenden Baustelle, den richtigen Kostenstellen und der Lohnabrechnung zugeordnet werden.

Eine praxistaugliche Software sollte unbedingt auch ein digitales Fahrtenbuch beinhalten. Die Vertrauensbasis der Kunden in Ihr Unternehmen wird gestärkt, wenn der Ort, die geleistete Arbeit und die Anfahrtszeiten in Rapports und Rechnungen plausibel nachgewiesen werden können.

Die Auswertung der Fahrtenbuchdaten hilft zudem bei der innerbetrieblichen Erstellung von Tagesplänen, da Fahrzeiten rückwirkend analysiert und für künftige Einsätze genauer kalkuliert werden können. Auch die Steuererklärung wird mit einem digitalen, in die Zeiterfassung integrierten Fahrtenbuch erheblich einfacher.

Mobile Zeiterfassung - Mitarbeiter mitnehmen

Schwierig kann die Einführung eines Systems zur mobilen Zeiterfassung werden, wenn Sie den Mitarbeitern nicht schon vor der Einführung einer entsprechenden Software aufzeigen, worum es für sie und das Unternehmen wirklich geht: Vereinfachung von Arbeit, Entlastung von „Papierkram“, Konzentration auf die interessanten Aspekte des Berufs, fehlerfreie Abrechnungen und – nicht zuletzt – das Wissen des Unternehmers um den kalkulatorischen Stand seiner Aufträge.

Mobile Zeiterfassung - Fazit

Die mobile Zeiterfassung ist ein Werkzeug, mit dessen Hilfe einfach objektive und verlässliche Daten über die tatsächlich geleistete Arbeitszeit auf der Baustelle oder beim Kunden generiert und erfasst werden können. Fehler bei der Übertragung handschriftlicher Stundenzettel in die Handwerkersoftware entfallen und falsche Lohnabrechnungen werden minimiert. Das erleichtert Ihnen als Arbeitgeber beispielsweise den Nachweis der Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften sowie die schnelle Ermittlung der zu zahlenden Entgelte und Abgaben.

Es mag Mitarbeiter geben, die mobile Zeiterfassung als Überwachungsmaßnahme empfinden. Vor allem, wenn die digital erfassten Zeiten auch über GPS mit Orten verknüpft werden. Andererseits ersparen sich sowohl Ihre Mitarbeiter auf der Baustelle als auch die Mitarbeiter im Büro durch die GPS-gestützte Zeiterfassung und die direkte Übertragung der Daten in die Handwerkersoftware bzw. die Lohnbuchhaltung zusätzliche manuelle Arbeit.

Wenn Sie diese Vorteile im offenen Gespräch mit Ihren Mitarbeitern frühzeitig kommunizieren und nach einer Probephase mit digitalisierungsfreudigen Kollegen eine hoffentlich positive Bilanz ziehen, werden Sie sicher auch die Skeptiker davon überzeugen können, dass mobile Zeiterfassung die Arbeit vereinfacht.

Dezember 2019

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