So führt ein smarter Chef sein digital vernetztes Unternehmen!

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Digitalisierung bietet Ihnen die große Chance, alle unternehmerischen Entscheidungen auf Basis aktueller Informationen zu treffen. Relevante Daten bzw. deren laufende Bewertung und Umwandlung in konkretes Wissen machen dies möglich. Das Ergebnis ist die Minderung von Risiken im Tagesgeschäft.

Die digitale Vernetzung und die Einbindung mobiler Services können jedem Unternehmen unabhängig seiner Größe helfen, mehr Wertschöpfung zu schaffen. Der Erfolg hängt allerdings davon ab, inwieweit Sie als Unternehmer in der Lage sind, innovative digitale Technologien mit traditionell gewachsenen Fähigkeiten zu verknüpfen.

Als smarter Chef sind Sie gefordert, neben digital gestützten Abläufen die Mitarbeiter als Hauptakteure mit in Ihr Zukunftsbild aufzunehmen. Fakt ist, dass sich Aufgaben und die Art, wie sie erledigt werden, mit fortschreitendem Digitalisierungs- und Automatisierungsgrad Ihres Unternehmens stark verändern.

Soll also Arbeit im Sinne des umfassenden Vernetzungsgedankens, der ja hinter der Digitalisierung steckt, wirklich virtuell werden, muss die persönliche Arbeitsumgebung „cloudifiziert“, also von der Bindung an ein Arbeitsgerät befreit und per Internet immer und überall erreichbar werden.

Digitalisierung bedeutet selbstverständlich auch, gedankliche Schranken abzubauen und tradierte Verhaltensmuster abzulegen. Das ist eine wichtige Voraussetzung, um sein Unternehmen digital neu zu denken.

Viele Wege führen nach Rom

Apropos neu denken. Das papierlose Büro gibt es nicht! Aber dennoch könnte ein papierarmes Büro Ihr erstes erklärtes (und erreichbares!) Ziel sein. Starten Sie doch einfach mit einem digitalen Archiv!

Auftragsunterlagen, Pläne, Notizen, dokumentierte Abläufe u. v. m. verkommen in Aktenschränken zu unstrukturierten Staubfängern. Den hier vergrabenen enormen Schatz an angehäuftem Wissen gilt es zu heben und zu nutzen!

Machen Sie sich einen Plan für die Vorbereitung und eine strukturierte Vorgehensweise bei der Einrichtung eines digitalen Archivs. Beginnen Sie mit der Analyse Ihrer aktuellen Arbeitsweise. Finden Sie heraus, wie oft pro Tag Sie eine Papierunterlage suchen. Oder wie viel Zeit Sie und Ihre Mitarbeiter für Organisation und Ablage von Papierdokumenten pro Tag benötigen. Oder wie viele Aktenordner, Regalmeter und Quadratmeter Ihr Papierarchiv beansprucht und was das kostet.

Für ein funktionierendes digitales Archiv muss geklärt sein, welche Art von Dokumenten Sie archivieren, wie sie abgelegt, verarbeitet und nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen DSGVO-konform vernichtet werden müssen.

Wenn alle Fragen beantwortet und – ganz wichtig – Ihre Ziele klar gesetzt sind, können Sie nicht nur mit Ihren konkreten Archivierungsanforderungen losmarschieren, um mit den Anbietern entsprechender Dokumentenmanagementsysteme zu sprechen. Sie haben auch die Chance, Ihre IT zu vereinfachen und deutlich mehr auf Funktionen aus der Cloud zu setzen!

Mehrwert für Kunden schaffen

Ein smarter Chef widmet seinen Kunden maximale Aufmerksamkeit. Er und seine Mitarbeiter haben verinnerlicht, dass Kunden digital „ticken“. Deshalb sollte Ihr Augenmerk auf sogenannte Kundenkontaktpunkte – wie zum Beispiel einer topaktuellen, serviceorientierten und für mobile Endgeräte tauglichen Website – liegen. Social Media ist bei Ihren Kunden„State of the Art“. Sie sind gefordert, via Facebook, YouTube, Instagram und Co. entsprechend Flagge zu zeigen.

Last, but not least: Die „Macht der Daten“ ist ein Schlüsselfaktor für Ihr Geschäft. Dazu gehört als eine Minimalanforderung zum Beispiel die Beobachtung und Auswertung von Erwähnungen und Bewertungen Ihres Unternehmens oder Ihrer Dienstleistungen in sozialen Medien und entsprechenden Plattformen.

Fazit

Wenn Sie strukturiert und Schritt für Schritt eine an den eigenen Ressourcen und Unternehmenszielen orientierte Digitalstrategie umsetzen, werden Sie ganz schnell erkennen, dass sich Ihr Führungsanspruch „positiv-konstruktiv“ verändert. Denn nach und nach werden die Grenzen zwischen Abteilungen, Unternehmen, Geschäftspartnern und Kunden durchlässiger. Zusammenarbeit auf horizontaler Ebene wird einfacher und intensiver. Wenn vorhandenes Wissen vor diesem Hintergrund digital gespeichert, aufbereitet und nach Möglichkeit – natürlich im Rahmen von rechtlichen Vorschriften und gültigen Vereinbarungen – geteilt wird, profitieren alle.

April 2019

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