Zusammenarbeit in digitalen Zeiten einfach neu gedacht!

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Lückenlose Dokumentation, die Nachvollziehbarkeit von Vorgängen und schnelle Entscheidungen treffen: Dieser (Ideal-)Zustand tritt ein, wenn jeder, der an einem Auftrag beteiligt ist, durchgängig Zugriff auf alle relevanten Informationen, Pläne und Nachrichten hat. Die Frage ist, wie funktioniert das in der Praxis? Einfache Antwort: Die Zusammenarbeit wird intern und extern so weit wie möglich digital organisiert!

Ziele der digitalen Zusammenarbeit können unter anderem sein:

  • Geschäftsabläufe und Entscheidungen intern beschleunigen, zum Beispiel mithilfe einer Messaging-App
  • lange Anfahrtszeiten und komplexe Terminplanungen für Face-to-Face-Gespräche umgehen und stattdessen intensive Gespräche mit Blickkontakt per Videokonferenz führen – in Echtzeit, auch mobil und über verteilte Standorte
  • Kunden per Webinar in moderierten Präsentationen inklusive Bewegtbild und Ton über Auftragsplanungen und Fortschritte informieren, einbinden und überzeugen

Zusammenarbeit neu definieren


Zusammenarbeit sollte sich heute stärker über digitale Werkzeuge wie Projektplattformen, Kommunikations-Apps und Online-Speicher definieren. Ziel hierbei ist schlichtweg, durch lückenlose Dokumentation und Nachvollziehbarkeit von Vorgängen, Entscheidungen und Aufgabenstellungen für mehr Effizienz aller Beteiligten zu sorgen.

Idealzustand: Im Team hat jeder über das Online-Projektmanagement im Internet automatisch mit dem Smartphone, Tablet, Notebook oder den Büro-PC Zugriff auf alle ihn betreffenden Informationen, Pläne und Nachrichten.

Es gibt so von allem nur eine zentral abgelegte Datenbasis. Diese digitale Ordnung sorgt für die Gewissheit, alles unabhängig von Ort und Zeit im Griff zu haben. Das gilt sowohl für Sie als „Chef“ als auch für Ihre Mitarbeiter.

Arbeitsabläufe digital „fein machen“


Zusammenarbeit verändert sich im digitalen Kontext – und mit ihr Verhaltensformen und Regeln. Denn die Nutzung digitaler Technologien hat konkrete Auswirkungen auf

  • die Gestaltung des digitalen Arbeitsplatzes sowie die dafür nötige umfassende Unterstützung mittels Technologie,
  • die Formen der Kommunikation und die Teamregeln,
  • die Führung von Teams und Unternehmen, also die damit zusammenhängenden Rollen,
  • das Verteilen und Übernehmen von Verantwortung,
  • den Wissensaustausch, sprich die Art des Wissenszugriffs, und die Bereitstellung von Wissen in virtuellen Strukturen.

Je einfacher die hierfür benötigten digitalen Werkzeuge in der Bedienung sind, desto besser und schneller können Sie Ihre Abläufe hinsichtlich der Zusammenarbeit digital tunen.

Die Chancen liegen in der besseren Abstimmung zwischen räumlich verteilten Mitarbeitern und Teams mit wechselnder Zusammensetzung bzw. hohem Bedarf an aktuellem Projektwissen. Hinzu kommen neue Möglichkeiten der Steuerung von Managementteams über verschiedene Unternehmensstandorte hinweg sowie die Flexibilisierung der Arbeitszeiten.

Die Möglichkeit der unkomplizierten Einbindung von externem Expertenwissen in interne Teams, die Dynamisierung der Organisation hinsichtlich ihrer Standorte und der Verfügbarkeit von IT-Funktionen aus der Cloud sind weitere positive Effekte.

 

Fazit:

Fördern Sie alle Maßnahmen, die den digitalen Informationsaustausch und die Zusammenarbeit im Unternehmen voranbringen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter zumindest ein aktuelles Smartphone, Tablet oder Notebook im Tagesgeschäft uneingeschränkt nutzen können.

Denken Sie daran, dass digitale Zusammenarbeit sowohl intern als auch extern nur gelingt, wenn Ihre Arbeitskultur dazu passt. Also: Offenheit, gemeinsame Ziele im Sinne der Unternehmensstrategie, ein Quäntchen Mut nicht zu vergessen.

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