Dacă riscurile sunt atât de evidente, de ce monitorizarea este încă atât de fragmentară în atât de multe unități? Răspunsul nu ține de nivelul de cunoștințe al angajaților. El ține de modul în care este conceput chiar sistemul de monitorizare.

În practică, unitățile dispun astăzi, în esență, de două opțiuni. Opțiunea întâi: un sistem de măsurare cu fir, care conectează sonda la un înregistrator de date printr-un cablu. Pe hârtie, aceasta este soluția mai robustă: date continue, curbe trasabile. În practică, însă, este un compromis incomod. Cablul stă în cale, se prinde de uși, îngreunează curățarea conform standardelor HACCP și limitează modul în care lotul poate fi poziționat în dispozitiv. În plus, datele sunt stocate izolat; ele trebuie citite, interpretate și transferate individual. Rezultatul este previzibil: la un moment dat, angajații lasă senzorul deoparte, deoarece, altfel, operațiunile nu s-ar desfășura fără probleme. Iar ceea ce nimeni nu spune cu voce tare devine o practică obișnuită.

Opțiunea a doua este și mai frecventă în multe unități: măsurarea manuală cu ajutorul unui termometru portabil și a unui registru pe hârtie. Cineva trebuie să-și amintească să înregistreze temperatura la sfârșitul procesului de gătire. Apoi, din nou, în timpul fazei de răcire. Și încă o dată, chiar la final. Timpul depinde de un cronometru de bucătărie, pe care este ușor să uiți să-l pornești sau care s-ar putea să sune în timp ce ești ocupat cu alte două loturi. Iar acest lucru se întâmplă în timpul unui schimb în care se prepară simultan 5, 10 sau 15 loturi.

Valorile nu sunt înregistrate imediat după măsurare. Acestea pot fi notate rapid din memorie la sfârșitul turei sau, în cel mai rău caz, înregistrarea poate fi uitată cu totul.

Măsurarea conform realității: problema structurală fundamentală

Ambele abordări, cea bazată pe cablu și cea manuală, se confruntă cu aceeași problemă structurală: valorile măsurate sunt interpretate abia după finalizarea etapei de proces.

Dacă un angajat de la un punct de control constată că un lot ar fi putut depăși intervalul de timp alocat, procesul este deja finalizat. Angajatul nu mai poate interveni, ci trebuie să decidă: să distrugă lotul, cu toate costurile asociate, sau să accepte riscul fără date care să justifice clar această decizie.

Și chiar dacă totul decurge fără probleme: unde sunt datele? Dispozitivul de înregistrare a datelor și registrul pe hârtie sunt surse de date separate. Dacă se utilizează un software HACCP, datele de la dispozitivele de înregistrare și din registrul pe hârtie lipsesc și acolo. Aceste silozuri nu sunt interconectate. Fiecare tranziție între sisteme duce la o discontinuitate a datelor, o altă sursă de erori, întârzieri și lacune. În plus, complexitatea unui audit, în cadrul căruia toate datele sunt verificate ulterior, crește enorm.

Rezultatul: abaterile devin evidente abia când este prea târziu pentru a se reacționa la ele. Documentația este întocmită retroactiv, în loc să fie generată pe parcursul procesului. Pentru audituri, acest lucru înseamnă căutarea dovezilor privind ceva ce s-a întâmplat ieri într-un sistem bazat pe hârtie și memorie.

Patru vulnerabilități care se potențează reciproc

În companiile care utilizează procesele „Cook & Chill” sau „Cook & Freeze”, problemele se reduc, de obicei, la patru vulnerabilități recurente:

• Efortul de documentare: măsurarea, notarea datelor, setarea cronometrelor: pentru fiecare lot în parte, pe toată durata turei. Acest efort se poate acumula rapid până la câteva ore și poate distrage personalul calificat din bucătărie de la sarcinile sale propriu-zise, ocupându-l cu muncă administrativă.

• Erorile umane: măsurători omise în timpul perioadelor de vârf, valori înregistrate incorect. În echipele cu fluctuație mare de personal sau cu bariere lingvistice: procese care sunt derulate fără a fi pe deplin înțelese. Acest lucru duce la incertitudine în punerea în aplicare și la erori care nici măcar nu sunt recunoscute ca atare.

• Lipsa de transparență: Nicio companie nu are o imagine de ansamblu clară asupra locului în care se află fiecare lot în faza de răcire. Planificarea se face pe baza cunoștințelor empirice, nu pe baza datelor în timp real, ceea ce duce la pierderea capacității de producție.

• Date lipsă în cazul de test: Toate datele trebuie să fie disponibile în întregime în timpul unui audit. În caz contrar, dacă auditorul dorește să afle valorile pentru un lot specific dintr-o anumită zi, acest lucru ar putea deveni rapid o capcană neplăcută.

Aceste patru puncte slabe se întăresc reciproc. Sarcina documentării duce la erori umane. Erorile umane creează tocmai lacunele de date care devin o problemă în timpul auditurilor. Și la baza tuturor acestor aspecte se află problema structurală fundamentală a discontinuității în monitorizare. Ceea ce se înregistrează astăzi în majoritatea instalațiilor sunt mai degrabă instantanee decât curbe continue de temperatură. Iar ceea ce lipsește este dovada că nu au existat abateri între acestea.